ECショップ運営に領収書・納品書発行アプリがおすすめな理由とは？

近年、EC業務の効率化が進む中で、領収書・納品書のDX（デジタルトランスフォーメーション）が注目されています。特に、2023年に施行されたインボイス制度や、電子帳簿保存法の改正により、請求書や領収書の適切な管理がより重要になっています。紙の書類発行・管理の負担が増す一方で、デジタル化に対応することで、業務の効率化だけでなく、法規制への対応もスムーズに行えます。

ECショップを運営する上で、領収書・納品書などの書類発行は、顧客の信頼を高め、取引の透明性を確保するために欠かせない業務です。しかし、「手間がかかる」「作業が煩雑で面倒」と感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、業務のDX化を促進する「領収書・納品書発行アプリ」について詳しく解説します。アプリの概要や導入する4つのメリットに加え、Shopifyを例にした領収書・納品書の発行タイミングについても詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

領収書・納品書発行アプリとは？

「領収書・納品書発行アプリ」とはどんなアプリでどういった機能を搭載しているのか、早速いくつかのポイントを紹介していきましょう。

領収書や納品書を電子データに置き換え

ネットショップで商品を購入すると、商品と一緒に領収書や納品書が紙で届くのが一般的です。

このとき、紙ではなくアプリを利用すると、該当の領収書・納品書を電子データに置き換えることが可能になります。

購入者は商品発送メールに記載されたURLをクリックすることで、必要な領収書・納品書を手軽にダウンロードして確認できます。

領収書・納品書以外の書類にも対応

アプリによっては領収書や納品書だけではなく、見積書や請求書、発注書、注文書など様々な種類の書類を作成できる機能を有しているものもあります。

目的を明確にして、自社に合ったアプリを厳選していきましょう。

豊富な機能を搭載

領収書・納品書アプリは書類の発行以外にも様々な機能を搭載しています。

「分析機能」や「発行履歴表示機能」、「テンプレート設定」、さらには書類の「カスタマイズ機能」、複数の店舗を運営しているなら「店舗別カスタマイズ機能」を利用することもできます。

セキュリティ対策

ECショップを運営する上で、個人情報の漏洩などを防止するためのセキュリティ対策は必須事項です。

具体的なアプリのセキュリティ対策としては、

•  情報漏洩保険への加入
• JISQ15001に準拠したPMSを定める事業としてプライバシーマークを取得していること
•  国家資格「情報処理安全確保支援士」を保有したエンジニアがアプリを開発していること

などが一般的です。気になる場合は、アプリを利用する前にリサーチしておきましょう。

領収書・納品書発行アプリを活用する4つのメリット

領収書・納品書アプリについて理解したところで、このアプリを活用する4つのメリットについて見ていきましょう。

1.      無料～安価で利用できる

領収書・納品書アプリは、パソコンやスマートフォンにインストールして手軽に利用できるだけではなく、月額無料～数千円まで安価で使えるものが揃っています。

また、ECショップのプラットフォームには初めから領収書や納品書などの明細書を発行する機能が標準で付いている場合があるほか、標準機能だけではカバーできない部分を公式アプリで利用する使い方も可能です。

2.      領収書・納品書のデザインやフォントを選べる

アプリ独自デザインのテンプレートやフォントを選べるのも領収書・納品書アプリの魅力です。

商品や会社ごとのルールや慣習に応じて、領収書の項目・デザイン・フォントを自由に選択し、要望に応じた見栄えの良い書類を作成することができます。

3.      インボイス制度・改正電子帳簿保存法にも対応

アプリによっては、2023年10月に施行された「インボイス制度」にも対応しており、適格納品書の発行が可能になっています。

また、納品書の履歴は修正や削除ができないように保存されており、電子データとして有効です。

さらに、店舗によって事務処理規定を作成することで、「改正電子帳簿保存法」にも対応可能になっています。

4.      印刷費・人件費をカット

紙で印刷された領収書・納品書の場合は、印刷代や商品に同梱する際の人件費などがかかります。

思い切ってアプリで電子データ化をすることにより、これらの費用がかからず業務の効率化も図れるでしょう。

Shopify運営において納品書や領収書はいつ・どのように送ればよい？

ECショップ運営において、納品書や領収書をいつ・どのように購入者へ送ればよいのか迷うことはありませんか？

ここからは、納品書や領収書をどのタイミングで購入者へ送ればよいのかを見ていきましょう。

商品発送時(商品へ同梱)

商品を箱に詰めて発送する際に、プリントアウトした納品書と領収書を一緒に送る方法です。

納品書・領収書はShopifyの注文管理画面から手軽に印刷が可能ですので、それほど業務負担になりません。

また、購入者が商品を受け取ってからすぐに確認ができるのもメリットで、紙での領収書を必要とする法人との取引や高額な商品を扱う際にもおすすめの方法です。

商品購入完了時(自動メール機能にて発信)

商品の購入が完了後、すぐにメールを自動で送信してくれるShopifyの機能を使う方法です。

この機能を活用し、納品書と領収書をメールで購入者に送ることで、手間をかけずに迅速な対応が可能になります。また、「Order Printer」というアプリを追加で導入することで、PDF形式の納品書・領収書の添付が可能です。

購入者が自身でダウンロード(アプリを活用)

アプリを活用することで、購入者が自身で納品書や領収書をダウンロードして確認する方法です。

アプリはダウンロードリンクを自動で生成してくれるため、購入完了メールやShopifyの顧客アカウントページにリンク先を貼るだけで納品書や領収書の提供が可能です。

ペーパーレス化やSDG’sの観点からもこの方法はおすすめできます。

購入者から要望があった時(個別にメール送信or郵送)

法人や納品書・領収書を必要とする購入者向けに、PDF形式でのメール送信、あるいはプリントアウトしたものを郵送する方法です。

注文者からの要望があったときだけの対応にとどめると、業務コストを抑えながら購入者のニーズに沿った対応が可能です。

Shopifyで利用できる納品書・領収書発行におすすめのアプリを紹介

Shopifyでは、標準で明細表を発行する機能が搭載されています。しかし領収書をカスタマイズしたり、納品書を発行することはできません。ここでは実際に、Shopifyで利用できるおすすめのアプリをいくつか紹介します。

Order Printer

Shopifyの公式アプリで、これさえあればShopifyの注文管理画面から納品書、領収書、請求書など必要な書類の出力が可能です。

編集も可能で機能面は良いのですが、ECショップ運営初心者にはハードルが高いアプリかもしれません。

Quick Order Printer

アプリをインストール後、納品書、領収書、請求書などを簡単にすぐ作成できるアプリです。

アプリの表記が分かりやすく、初心者でも使いやすいという声もあがっています。

納品書発行アプリ

日本の会社が開発した納品書発行アプリで、日本語表記かつ円表記のため使いやすいアプリといえるでしょう。

納品書だけではなく、請求書の作成やExcelでテンプレートの編集も可能です。

Order Printer Template

先に紹介した「Order Printer」で使用できるテンプレートを購入し、編集できるアプリです。一度購入すれば使い続けることが可能なだけでなく、HTMLコードを使わずに編集ができるため、初心者にもおすすめのアプリです。

まとめ

ECショップ運営の効率化とコスト削減には、納品書・領収書アプリをぜひ活用してみてください。

納品書・領収書を電子データに置き換えることで、印刷する手間や人件費をカットできるだけでなく、店舗、顧客、双方が利便性を高められるでしょう。

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