棚卸差異はなぜ生じる？原因と対策方法を解説

棚卸差異とは、記録上の在庫数と実際の在庫数が合わないトラブルのことです。

本記事では、そんな棚卸差異が生じる原因とミスを無くすための対処方法を紹介していきます。自社の棚卸差異を改善したい人は、ぜひ参考にしてみてください。

棚卸差異が生じる原因とは？

棚卸差異が生じる原因は、主に以下の2つが考えられます。

・人的ミス ・作業のばらつき

では、順に見ていきましょう。

作業の人的ミス

棚卸差異が生じる原因の多くは、入力ミスや処理漏れなどの作業ミスだといわれています。

特に、帳簿を手入力で管理している場合は、「10と入力すべきところを100と入力してしまう」という入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい傾向があり、棚卸差異の大きな原因となっているのです。

また、在庫状況を把握できていない状態で帳簿上の記録を頼りに商品を仕入れた場合や、納品書の記載個数を間違っていた場合、さらに納品書や請求書の遅延によっても棚卸差異が生じることがあります。

このような場合は、トラブルがあったことを社内に共有して棚卸差異の発生率を低くしましょう。

どのような棚卸差異でも、誰かがミスに気付かないと差異が生じてしまいます。人が行っていることでもあるため、作業ミスによる棚卸差異をなくすのは難しいでしょう。

とはいえ、日頃から意識したり複数人でチェックしたりしておけば、入力ミスによる棚卸差異は少しでも減らすことができるはずです。

作業のばらつき

ルールに曖昧な部分があったりルールが煩雑化していたりすると、スタッフ間での管理方法や処理方法がバラバラになり、結果的に棚卸差異が生じる原因となります。

例えば、Aさんが「仕入れた商品を入荷したときに全個数を反映させる」、Bさんが「仕入れた商品を使ったときの個数を反映させる」というルールで認識していたとします。

仕入れた商品数が100個と想定すると、Aさんが帳簿上に100個分反映させますが、Bさんが使うことに帳簿上の数字が増え、棚卸差異が発生するのです。

特に、棚卸をあまり行わない企業はルールが不明確なことが多いといわれています。

棚卸差異を改善する方法

棚卸差異が発生するのには、あらゆる原因があることをお伝えしました。では、棚卸差異を改善するには、どのようなことをすれば良いのでしょうか。

棚卸差異を改善する方法は、主に以下の4つです。

マニュアルを徹底する

棚卸差異を改善するために、まずは在庫管理ルールをマニュアル化して社内に共有することが重要です。

在庫管理ルールをマニュアル化すれば、社員全員が同じ方法で在庫を管理するため、人的なミスが少なくなります。ルールを細かく決めたり、トラブル時の対処方法も一緒にマニュアル化したりしておくのも有効です。

在庫管理ルールをマニュアル化するためには、作業フローを見直す必要があります。工程ごとに、不要な業務や、効率化ができる作業がないかどうか確かめましょう。マニュアルをスムーズに運用していくためにも、できるだけ無駄のない作業にしておくことが重要です。

マニュアルが作成できれば、紙やデータなどで社員全員に共有し、今後はマニュアルを徹底してもらうようにしましょう。

ロケーション管理を徹底する

ロケーション管理は倉庫内の商品の場所を簡単に把握できるようになる管理方法で、徹底すれば商品を確認し忘れることがなくなり、棚卸差異の改善につながります。

仮にロケーション管理が曖昧になっていると、商品をどこに入庫すれば良いのかが分かりづらくなり、在庫の把握が難しくなります。管理している棚のみを帳簿したり欠品だと誤認して発注したりして、棚卸差異が生じる原因となってしまいます。

商品を入庫する場所を明確化するなど、ロケーション管理を徹底して棚卸差異を改善しましょう。

日時棚卸を実施する

日時棚卸とは、毎日決まった方法で棚卸を行うことです。こまめに在庫を把握することで、常に適正在庫を維持できるメリットがあります。結果的に、棚卸差異の改善につながります。

また、日時棚卸をすると、毎日商品数を確認するため、在庫管理もしやすいでしょう。仮に棚卸差異が生じても、原因を短時間で判明できます。

「毎日棚卸をする」と聞けば、大変なイメージをもつと思います。しかし、日時棚卸では前日と今日の差異のみを確認する作業で終えられるため、あまり負担はかかりません。業務時間終了時の締めと一緒に毎日棚卸をすれば、スムーズに取り組めるでしょう。

物流アウトソーシングを導入する

EC事業の拡大により在庫管理がうまくいっていない場合、物流全体を見直す必要があります。特に物流のノウハウを充分に持っていない事業者などでは、リソースを確保するのが難しいでしょう。

そのような場合は、物流アウトソーシングを検討するのもひとつの手です。

物流に関する業務を全てプロに任せることができるため、棚卸差異の発生を改善することができます。

また、発送業務が委託できれば、コア業務に専念できるようになり、生産性アップにもつながります。物流全体の見直しやリソースの確保が難しいのであれば、物流アウトソーシングの導入を視野に入れてみましょう。

在庫管理の改善に物流アウトソーシングを選ぶなら

在庫管理の改善のため、物流をアウトソーシングするなら、どのようなサービスを選べば良いのでしょうか。

物流アウトソーシングを検討するなら、その基本的な知識を確認しておきましょう。

自社のニーズに合ったサービスを選ぶ

物流アウトソーシングを選ぶなら、自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。物流アウトソーシングは主に「定額系物流サービス」と「カスタム系物流サービス」の2種類があります。

定額系物流サービス

定額系物流サービスは、サービスごとに費用が設定されているのが特徴です。利用できる内容があらかじめ決まっているため、事前準備に手間がかかりません。初めて物流サービスを導入する際におすすめしたいサービスです。

カスタム系物流サービス

カスタム系物流サービスは、個別に金額設定があり、サービスを自由にカスタマイズできます。料金や運用方法が複雑化する分、定額系物流サービスより効率的な運用が可能です。自分で考えた物流フローの構築で運用したいときは、カスタム系物流サービスの利用をおすすめします。

業務改善には「仕組み」からの見直しも有効です

棚卸差異を防ぐためには、作業手順の見直しやスタッフ教育だけでなく、そもそもの物流業務を外部のプロに任せるという選択も有効です。

はぴロジでは、出荷業務の自動化を実現する「logiec」のご提供に加え、物流そのものをまるごと任せられるアウトソーシングサービスも展開しています。全国200拠点を超える倉庫とシステム提携しており、事業者様の物流における課題や商材、さらに発送方法などを詳しくヒアリングし、最適な倉庫をご紹介できます。

• 保管・ピッキング・梱包・出荷までをトータルで対応

• 常温・冷蔵・冷凍など、温度帯に応じた全国の物流拠点をご提案

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「作業の属人化をなくしたい」
「繁忙期でも正確な出荷体制を保ちたい」
といった課題を感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

今回は、棚卸差異が生じる原因とミスを無くすための対処方法について紹介しました。

棚卸差異が生じる原因は人為的なものが多いため、機械が自動で行ってくれる物流サービスを利用すれば、お金はかかるものの、より棚卸差異の発生を改善できます。

事業者様に合った改善方法を試して、棚卸差異を改善してみましょう。