ECショップの経営が軌道に乗ると、管理する自社商品の数が増えていきます。しかし、商品数が増えればすべてを手作業で管理するのは難しくなり、人的ミスのリスクも大きくなるでしょう。
こうした事態を改善できるのが、バーコードを使った在庫管理です。バーコードを在庫管理に取り入れると、業務量を減らしつつ在庫の管理を正確に行うことが可能になります。
この記事では、バーコードを使った在庫管理の概要や、バーコードを取り入れるうえでの利点と欠点、在庫管理システムなどと連動させた活用方法を紹介します。
バーコードを活用した在庫管理とは？
バーコードは、黒線（バー）と空白（スペース）を組み合わせることで、機械に数字や文字を読み込ませる自動認識技術のひとつです。バーコードの種類は多種多様で、それぞれ使用できる文字の種類や桁数、サイズなどが異なります。
在庫管理では製品の情報を記録しておいたバーコードを読み取り、製品の情報を瞬時に把握、管理することができます。バーコードの読み取りにはハンディターミナルという専用機器や、スマートフォンを使用します。
在庫管理にバーコードを活用するメリット
商品数が多い場合、「ヒューマンエラーが増加する」「在庫情報が正確に取得できない」「特定の人しか業務を行えない」といった問題が出てきます。しかしバーコードを導入することで、こうした問題の解決が見込めます。
ここでは、在庫管理にバーコードを導入するメリットを紹介します。
ヒューマンエラーを防止できる
手作業で商品情報を入力すると、入力ミスや在庫の数え間違えといったヒューマンエラーが起こりやすくなります。また、取り扱う商品数が増えてくると入荷や検品の作業が複雑になるため、多くのミスが発生しやすくなるでしょう。
バーコードを導入すると、こうした作業ミスが起こりにくくなります。バーコードを読み取るだけで商品情報や在庫数を簡単に確認でき、入荷や検品の作業工程がよりシンプルになります。業務工程の単純化で、ミスの減少が見込まれ、配送事故を防げるでしょう。
正確な在庫引当ができるようになる
商品の在庫は、入出庫によってリアルタイムで変動します。こうした変化を手動で記録していると、入力ミスや反映までのタイムラグが発生してしまいます。場合によっては、余分な発注や在庫不足が生じることもあるでしょう。
バーコードで在庫管理を行えば、在庫情報が迅速に反映されます。現在の在庫状況が把握しやすくなるため、より正確な在庫引当が可能です。さらに、在庫不足や誤発注による機会損失も未然に防ぐことができます。
業務の標準化につながる
バーコードと在庫管理システムを組み合わせると、入出庫管理や在庫管理システムを連携させることが可能です。在庫や商品の情報を誰でも管理、記録できるようになるため、業務の標準化を図ることができます。
業務の標準化は、人員配置のしやすさに直結します。結果として工数削減につながり、業務全体をさらに効率化することが可能です。
在庫管理にバーコードを活用するデメリット
バーコードを導入すると、企業にとっていいことばかりにも思えますが、いくつか注意点もあります。
在庫管理にバーコードの導入を検討している場合、デメリットを把握することも重要です。メリットと比較検討をしたうえで、導入に移るのが堅実といえます。
バーコードがない場合は発行と貼り付けが必要
ショップで扱う製品にすでにバーコードが印字されている場合はそちらを使って管理ができますが、製品によってはバーコードがないものもあります。このような場合は自分でバーコードを発行し、製品に張り付ける作業が必要です。
バーコードを貼り付けて管理する方法は様々です。一般的な方法は製品に直接バーコードを貼り付ける方法ですが、保管容器や保管する棚にバーコードを貼り付けて管理することもできます。ただし、同じ容器や棚に常に同じ商品を入れる必要があります。
そのほか、コンビニや図書館で見るようなバーコードシートを使う方法もあります。あらかじめ発行したバーコードをまとめて紙面に印字しておき、必要な時に読み込む方法です。
システム導入に初期費用やランニングコストがかかる
バーコードを活用するには、まずバーコードを読み込むハンディターミナルやスマートフォンなどの端末が必要です。あわせて読み込んだデータを記録、管理するためのシステムも必要になるため、導入にコストがかかります。
また、システムを使い続けるには、別途ランニングコストを支払わなければなりません。既存の在庫管理システムにバーコードでの管理機能をつける場合でも、回収コストやサポートなどの費用がかかることも多いでしょう。
従業員への教育が必要
バーコードや在庫管理システムに限らず、新しい仕組みやシステムを導入する際は従業員にシステムの利用方法を教育することになります。導入後に運用マニュアルを作るなどして、従業員にシステム内容や効果について共有することが必要です。
在庫管理でバーコードをうまく活用する方法
在庫管理にバーコードを導入するだけでも、業務負担の減少、在庫管理の正確性や効率の向上は可能です。しかし、読み取った情報を管理するシステムを整えることで、扱う製品の管理能力をより一層高めることができます。
ここでは、バーコードによる在庫管理をより効果的に行う方法を紹介します。
在庫管理システムと連携して使う
在庫管理システムとバーコードでの管理を併用することで、商品情報の管理をよりスムーズに行うことができます。あらかじめシステム側に商品情報を入力しておけば、バーコードと商品情報をつなげて管理することも可能です。
一般的に、在庫管理システムは、ハンディターミナルとセット販売されることが多いです。また、在庫管理システムはデータ管理の知識が無くても利用できるように設計されています。
そのほか、万が一不具合が起こってもサポートが受けられるなど、リスク管理も同時に行うことが可能です。
在庫管理アプリと連携して使う
近年はハンディターミナルを使わず、スマートフォンのアプリを用いる在庫管理システムが普及してきています。スマートフォンでバーコードを読み取ってクラウド上でデータを管理するため、多拠点間でのデータのやり取りがしやすいのが特徴です。
在庫管理アプリは、新たにハンディターミナルを購入する必要がないため、導入費用を抑えられる傾向にあります。一部のアプリでは、レジのPOSシステムなどと連携可能なため、小売店やECショップにも適しているといえます。
システム投資コストを抑えた在庫管理は「logiec」へ
システム投資にかかるコストを抑えたいなら、「logiec」がおすすめです。現在利用されている物流センターを活かしたままシステムを導入できます。
logiecでは、各倉庫の在庫情報を自動的に一元管理します。さらに出荷指示や出荷実績、商品マスタなどのデータ連携を自動で行います。
さらに、ご利用中のECサイトやECモール、APIやCSVを使用した基幹システムとの連携も可能です。現在は16社のシステムとの自動連携を実現しています。
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
まとめ
バーコードは自動認識技術の一種で、在庫管理に活用すると製品の情報の閲覧や記録を瞬時に行える便利な技術です。
バーコードを導入すると、ヒューマンエラーの防止や業務の標準化といった効果が期待できます。一方、費用や教育が必要という課題もあります。
バーコードは在庫管理システムや、アプリと併用して使うことで真価を発揮します。導入の際は、ふたつ合わせての導入を検討するとよいでしょう。