ネットショップ運営に欠かせない業務のひとつに、購入者様へのメール配信があります。オンライン上でのやり取りとなるため、商品の購入状況や、商品の発送状況などを都度ご連絡する必要があります。
本日は、ネットショップを始めたばかりのご担当者様に向けて、「商品の発送状況がわからない」というお問い合わせを減らすための方法やタイミングといったポイントをご紹介いたします。
繁忙期はご到着日を入念に確認！発送完了メールの内容を比較
ネットショップを通じて日用品や雑貨などを購入する事は、すでに一般的です。しかし、クリスマスや年末、セールシーズンなど、受注件数が伸びる時期は通常の運用にも注意が必要です。その理由は、一定期間内に受注量が増加することで、配送キャリアの配達混雑による遅延が発生し「購入後、なかなか商品が届かない」という問い合わせなどが増えるためです。
安心感を持って、商品を購入して貰うためにも「発送完了メール」を有効活用しましょう。購入者様に最新の情報を届けることで、ヘルプページからのお問い合わせを削減していくことに繋がります。
早速、こちらの2つの例を見比べてみましょう。
◆A案
◆B案
どちらのメールも発送が完了したことを示していますが、購入者様にわかりやすく短い言葉を利用するという点でB案がより簡潔に伝えていることが確認できます。「送り状番号」など普段耳にしない言葉をメールに利用する際は、説明文を追記、あるいはお客様に身近な言葉に置き換えましょう。
また、B案では、ご注文状況や配送状況がわからない場合のヘルプページへの誘導が設定されています。例えばライブのチケットや受験票など、日付指定の商品が自宅に届く際には、配送状況が調べやすくなっていることで購入者様に、より安心感を与えることができます。
この他にも、ご利用いただいているカートやモールによっては、購入履歴から発送・配送の状況が確認できることもございます。是非合わせて確認をしてみましょう。
発送完了のご連絡をする適切なタイミング
購入者様に発送完了のメールを送る際の注意点は、迷惑メールフォルダへの振り分けや、メールアドレス情報の間違い以外に、送信する時間帯に気を付ける必要があります。実際に倉庫で発送が完了し、ネットショップ様へ連絡が入るのが17〜18時にかけての場合、その後に購入者様に発送完了のご連絡をする必要があります。
通常の運営では、発送が完了した日にメールをお送りする事がほとんどですが、「データの連携が遅れ、発送完了までに時間がかかってしまった」などイレギュラーな対応が必要になることもあります。
そのため、ネットショップのヘルプページに発送状況について記載する場合は、「ご注文発送のご案内メールについては、発送手続き完了から送信されるまでにお時間をいただく場合がございます。」という文言の追記を設定しておきましょう。
発送完了メールを送ったとしても、購入者様によっては確認されないケースがございます。こういったケースには様々な理由が想定されますが、メールを送信する時間帯が購入者様の確認しにくい時間帯である可能性がございます。確認していただくためにも以下のような文面をヘルプページに追記し、対応時間の見直しをしておきましょう。
例）
「深夜帯～早朝の配信は控えさせていただいております。」
「23時～6時のメールの送信は控えさせていただいております。」
まとめ
本記事では、ネットショップを始めたご担当者様に向けて、購入者様に発送状況をお伝えする方法や適切なメール送付のタイミングを解説いたしました。
はぴロジでは、「発送完了のご連絡を自動化できる仕組み」や、「受注データの受け渡しから倉庫での発送までワンオペレーションでできる仕組み」「倉庫側にある在庫の確認を、倉庫とショップ側で共有できる仕組み」を 流通統合制御システム「logiec」にて提供しております。
「logiec」の料金は、スタートアップの企業様を中心に、100件までは無料でご提供しております。ご利用がない場合に料金の発生はございません。101件以上～3000件までは月額10000円でご利用いただけます。売り上げが伸び、出荷件数が増えてもボリュームごとに、料金を設定しておりますので事業成長に合わせたご提案が可能です。見積もりのご相談も、ぜひはぴロジのお問い合わせフォームからご連絡ください。