受注管理システムとは？解決できる業務課題と導入時の注意点

倉庫業務を自社で担っているEC事業者様の中には、業務量の多さに頭を抱えているところも多いでしょう。受注数が伸びるのは喜ばしいことですが、それに比例して業務量も増加します。自社内だけでは迅速な対応が困難になることもあるかもしれません。

倉庫業務は、受注管理システムを導入すれば大幅な業務効率化が期待できます。この記事では、受注管理システムについて詳しく解説していきます。

受注管理システムとは？

そもそも「受注管理」とは、商品を受注してから出荷するまでの流れを最適化することです。倉庫業務を自社で担っている場合には、受注管理に多くの人員や時間を割いていることでしょう。受注管理システムを導入すれば、無駄を省き、一部の業務を自動化することができます。

受注管理システムの主な機能は、受注内容の通知や在庫の確認、顧客へのメール送信などです。注文が入ると自動的に在庫の確認が行われ、注文が正常に受け付けられた旨のメールが購入者に送信されます。
発送完了後は、完了を知らせるメールが購入者に送信されます。伝票なども自動的に作成されます。事業者様はシステムを通じて進捗状況を把握できるようになっているため、個別に確認する必要はありません。

受注管理システムによって改善できる3つのこと

EC事業者様が受注管理システムを導入することで、次の3つの点を改善できます。

１．受注処理の効率化

受注情報を、電話やメールから書き起こすなどアナログな方法で管理している場合、受注処理に膨大な工数が発生しています。

このとき、受注管理システムを導入すれば、書き起こしや入力などの地道な作業を行う必要はありません。受注データが自動的に登録されるため、工数を削減できます。削減できた分、人手や時間を有効に使うことができるため、業務効率アップにつながるでしょう。

削減した分のリソースを基幹業務に割くことができれば、サービスの質も上がり、さらなる売上アップも期待できます。もちろん受注数がさらに増加しても、受注管理システムなら問題なく対応することが可能です。

２．ミスやトラブルの防止

人の手で受注処理をしていると、ヒューマンエラーが発生することがあります。聞き間違いや入力ミスなどは、どうしても起こってしまうものです。受注数が増えてくると、それに比例してミスやトラブルの件数も増えるため、軽視できません。

受注管理システムを導入すれば、処理が自動化されるため、ヒューマンエラーもなくなります。受注処理を早く正確に行うことができて、顧客からの信頼も上がるでしょう。

３．顧客のニーズに合った対応

BtoB取引の場合、基本は大量受注を見込みますが、顧客によっては小ロットの注文を希望することがあります。急ぎの発注を受けることもあるでしょう。受注業務を人の手で行っているEC事業者様のなかには、このようなケースでの対応が難しいために、受注を断っていたという方も多いかもしれません。

受注管理システムがあれば、顧客のニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。急ぎの注文や小ロットの注文にも対応できるため、売上アップにつながるでしょう。「1週間単位での継続注文」など、さまざまなニーズに応えることができます。

受注管理システムを導入する際の注意点

一口に受注管理システムといっても、その機能はさまざまです。自社に合わないシステムを導入してしまうと、課題の解決にはつながりません。失敗しないためには、システム導入前に次のような点を確認しておきます。

業務フローを見直す

受注管理システムを導入する際には、自社の業務フローに合ったものを選ぶことが重要です。そのためには、まず自社の業務フローを見直してみる必要があります。業務フローを見直すことで、業務上の課題も見えてくるでしょう。

「何を解決したいのか」「どんな機能が必要なのか」を明確にすることが大切です。たとえば、受注データの入力ミスや作業にかかる工数が課題なら、業務を自動化できるシステムを導入すれば解決できるでしょう。

受注管理システムの中には多彩な機能を備えたモデルもあります。しかし、導入目的がはっきりとしていないと、不要な機能が多かったり、実装できなかったりすることがあるため注意しましょう。

操作性を確認する

受注管理システムを導入したあとは、従業員が使用することになります。受注処理を自動的に行えるシステムでも、ある程度は人の手による操作が必要です。

自社が抱えている課題を解決できる機能が備わっているシステムでも、操作を誤ってしまうと、現場が混乱したり、無駄に時間がかかったりしてしまいます。また、操作しづらく面倒に感じる場合も、浸透せず業務効率化につながりません。

受注管理システムを導入する際は、実際にシステムを使用する従業員にとって扱いやすいものを選ぶようにしましょう。

システムの操作性は、実際に使ってみなければ分からない場合も多いです。一見すると操作しやすそうに見えても、実際に使ってみると使いづらいこともあるでしょう。逆に扱い方が難しそうに見えても、数日程度使ってみれば慣れることもあります。

受注管理システムの操作性については、無料お試し期間などを活用しましょう。一定期間実際に使用してみることで、本当に使いやすいかどうかが分かります。従業員が扱いづらいと感じている場合には、そのシステムは止めて別のシステムを試してください。

連携機能を確認する

現在ECサイトを運営している事業者様のなかには、将来的にはサイトを増やしたりモールに出店したりすることを視野に入れているケースも多いでしょう。受注管理システムは、今後の事業展開を見据えた上で選ぶことが重要です。

今後の事業展開を考慮した場合、連携機能が備わっているシステムを選ぶのが良いでしょう。複数のショップを運営することになっても、それぞれのショップのシステムを連携できれば受注処理がスムーズに行なえます。

また、ECショップの運営では受注管理だけが業務ではありません。在庫管理や入金管理なども必要です。受注管理システムの機能として、在庫管理や入金管理なども含まれているか、もしくは連携可能かなど確認しておくことも重要です。現在はシステムを使用していなくても、将来的に導入を検討する可能性もあります。

システム導入の際は、ほかのシステムと連携できるかどうかも確認しておきましょう。受注管理システムとほかのシステムを連携することで、業務効率がさらにアップできます。
または、受注管理を含め、ECショップ運営に必要な業務全般をサポートできるシステムを選ぶのも良いでしょう。

受注管理システムを導入するなら、物流まで“つながる仕組み”をセットで考えるのがおすすめです

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まとめ

受注管理システムを導入すれば、受注業務の工数を削減できるため、ヒューマンエラーがなくなります。受注数が増えてきたら、導入を検討してみましょう。
その際には、自社の業務フローを考慮して必要な機能が揃っているものを選ぶことが大切です。また、操作性や連携機能などについてもよく確認した上で選ぶようにしましょう。