出荷データのエラーはどう解決したらいいの？よくある入力ミスと解決策をご紹介

ネットショップの運営で欠かせないことと言えば、データの連携です。データの連携が上手くできないと、出荷情報を決められた時間に連携できず、「配達ができない」「希望日に届けられない」といったミスに直結いたします。

そこで本日は、出荷データを連携する際のエラー対応や、お悩みの解決策についてご紹介いたします。

発生しやすいエラー内容とは？

委託先倉庫のシステムに出荷指示データをアップしたけれども、エラーが出てしまって取り込めない・・という状況になったことのあるネットショップ運営者の方は一定数いらっしゃると思います。どのシステムを利用する際も、起こりやすいエラーは存在します。本日は4パターンご紹介いたします。

CSVデータの編集の仕方がわからない

通販業務は受注データのやり取りの際に、CSVファイルというデータを出力することが多々あります。しかし、CSVファイルの編集方法がわからないためエラーに繋がってしまうことがあります。
こういった際にはCSV出力したファイルはそのまま編集せず、Excelファイルなどに保存することが多いのではないでしょうか？
「データが上手く取り込めなかった」「ファイルを開いたら文字化けしていた」「復元ができなくなってしまい、データを１から作り直した」という結果に繋がってしまう場合の多くはCSVファイルの取り扱いを見直す必要があるでしょう。

半角スペース

登録するデータの中に「半角スペース」で終了しているデータが含まれていると、文字化けやエラーの原因になる場合があります。
Ctrl + Fを押すと出てくる次の [検索] メニューで「 （半角スペース）」を条件指定し、末尾等不要な個所に記入がないか確認しましょう。

0落ち

ExcelでCSVファイルを開いた際に、「電話番号の頭の0が抜けてしまっていた」「顧客管理ナンバーの先頭2桁目の【00】が消えてしまった」といった現象のことなどを意味します。このような現象を0落ちと呼びます。

住所の番地表記が日付になってしまう

0落ちと同様に「住所の番地表記が日付になってしまう」といったエラーも目にしやすい事例の一つです。特に、桁数の多い文字列の場合は、指数に変換されたりするため、Excelで開く場合は注意が必要です。

エラーはどうやって解決したらいい？

この時、利用しているシステムによって、エラー時の対応は異なります。
ここでは4つの解決策をご紹介します。

専用のエディタを使用して、CSVファイルを編集・加工する

専用のエディタを使用して、CSVファイルを編集することでこのようなことができます。

・データを文字化けさせずに開く
・0落ちを回避
・文字化けしたCSVファイルを倉庫へ出荷指示として流すことによっておこる、宅配業者から「住所不明」のエラー返送を回避
・桁数と桁目を初期のデータのまま表示

◆おすすめのCSV編集ソフト
CSVエディタはテキストとしてすべて表示をするため、スラッシュやハイフン、先頭の0、長い数字もそのまま表示します。
はぴロジでは下記のソフトを推奨しております。
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Cassava　<<こちらをクリック　
あすかぜ・ねっと様　Windows用フリーソフト
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上記リンクより、ソフトをダウンロードし、ご利用ください。

セキュリティ上、フリーソフトの利用許可が出ないため、CSV編集専用ソフトを導入できないという企業様も中にはいらっしゃるかと思います。
そのような場合には、Excelで文字化けをさせない開き方を指定している事がほとんどと言えるでしょう。

ヘルプページのエラーページを参照する

ヘルプが充実しているシステムの場合はまず、該当するエラーページの解消方法が載っているページから解決策を実行しましょう。手順や疑問点、解決できない場合のご案内までが掲載されていることが多いです。

おおよそエラーページを読むのには10分ほどの時間が必要です。

どのような現象が起こっていて、どう解決すると出荷指示を正常に登録できるのかまでが載っているため、ほとんどのエラーに対する回答が準備されています。内容を理解しながら、操作方法までが載っているため、エラーが発生してから解消までの時間を短縮したい場合には優先的に活用しましょう。

システム担当者に相談する

1顧客ごとに1人のサポート体制が置かれているケースもあります。

しかし、場合によっては担当者へ電話やメールの折り返しに時間がかかってしまうといった場合もあります。
担当者が会議等に入っている場合、30分～1時間のロスが発生することも考えられるでしょう。

すぐに解決したい場合は、優先的にヘルプページを活用することをお勧めします。

チャットボットを活用する

「エラーが発生しているが、どの原因が理由で発生しているのかがわからない」といった場合にチャットボットで原因を解決していくシステムも存在します。

解決するためのページへ誘導されることがほとんどですが、以前発生したエラー時の対応を自社で管理する際に役立ちます。

原因そのものがわからないため、どのページを読んだらいいのかわからないという方はぜひ有効活用してみましょう。